Retningslinjer for Aktivitetspuljen

Navn

Aktivitetspuljen.

Formål

Aktivitetspuljen støtter projekter, aktiviteter og arrangementer blandt både foreninger og aktive borgere i Holbæk kommune. Puljen støtter primært aktiviteter, som understøtter, udvikler eller fastholder det frivillige arbejde – gerne i tværgående samarbejder.

Alle foreninger og frivillige kan søge midler fra Aktivitetspuljen.

Uddeling

Midlerne fra Aktivitetspuljen frigives via Frivilligrådet.

Ansøgninger behandles på Frivilligrådets møder, der afholdes én gang pr. kvartal.

Aktivitetspuljen består af 75.000 kr. årligt, og der kan søges bevillinger inden for denne ramme.

Administration

Frivilligkonsulenten på FrivilligCenter Holbæk udfører den administrative sagsbehandling af indkomne ansøgninger, rådgiver foreninger og frivillige om ansøgningsprocedure, forbereder beslutningsgrundlag for Frivilligrådet, meddeler ansøgere Frivilligrådets beslutninger, foretager udbetaling af bevilgede midler, indhenter regnskab for bevilgede midler samt anmoder om evt. tilbagebetalinger.

Ansøgning

Der indsendes en begrundet ansøgning på det ønskede beløb. Ansøgningen skal som minimum indeholde et budget for det ansøgte beløb.

Det skal i ansøgningen oplyses i hvilken tidsperiode det ansøgte beløb ønskes anvendt af hensyn til fastlæggelse af krav om regnskabsaflæggelse.

Der skal i ansøgningen oplyses foreningens CVR-nummer og/eller den ansvarlige persons CPR-nummer, så udbetaling af bevilgede midler kan ske til dertil tilknyttet NemKonto.

Når en ansøgning er modtages bliver der kvitteret for denne til afsender inden for 1 uge.

Beslutning

Beslutning i Frivilligrådet om bevilling fra Aktivitetspuljen sker ved simpelt flertal blandt de fremmødte medlemmer af rådet. Afslag på ansøgninger kan ikke ankes.

Udbetaling

Udbetaling af bevilgede midler fra Aktivitetspuljen sker til NemKonto tilknyttet en forenings CVR-nummer eller en persons CPR-nummer. Udbetalingen sker umiddelbart efter bevilling – dog tidligst 3 måneder før projektets start.

Regnskab

Der skal fremlægges regnskab for de bevilgede midler. Ved mindre bevillinger skal der alene fremlægges dokumentation for afholdte udgifter.

Regnskab eller dokumentation fremsendes til Frivilligrådet v/ FrivilligCenter Holbæk. En del af dokumentationen kan være i form af "en god historie" om projektet.

Tilbagebetaling

Såfremt de bevilgede midler ikke er anvendt inden for den aftalte tidsfrist, eller de ikke er anvendt i overensstemmelse med bevillingen, kan Frivilligrådet kræve de udbetalte midler tilbagebetalt.

Som udgangspunkt kan bevilgede midler ikke anvendes til andre ting eller formål end hvad de er bevilget til.